Счёт в Битрикс24 проходит путь из четырёх шагов: выставить, отправить, получить деньги, закрыть. Первые два портал закрывает штатно, а вот с третьим начинаются вопросы — особенно если оплата приходит не одной суммой. Разбираем весь цикл и места, где он обычно рвётся.
Шаг 1. Выставить счёт
Счёт создаётся из карточки сделки и наследует её содержимое: контрагента, товарные позиции, суммы и налоги. Это принципиально дешевле, чем заводить документ с нуля: меньше ручного ввода — меньше расхождений между тем, о чём договорились в сделке, и тем, что ушло клиенту.
На этом шаге важны две вещи:
- Реквизиты вашей компании должны быть заполнены в портале, иначе они не попадут в печатную форму;
- Реквизиты контрагента — наименование, ИНН, КПП, адрес — берутся из карточки компании, и незаполненное поле обнаруживается ровно в момент, когда документ уже нужен клиенту.
Шаг 2. Отправить в понятном клиенту виде
Клиенту нужен файл, который он передаст своему бухгалтеру. Практика показывает три требования: PDF вместо редактируемого документа, корректная товарная таблица с итогами и НДС и QR-код для оплаты — по нему платёж делается из мобильного банка без ручного ввода реквизитов, что заметно сокращает срок поступления денег. Подробный разбор печатной формы — в статье «Счёт на оплату в Битрикс24 с QR-кодом по ГОСТ Р 56042».
Шаг 3. Получить деньги — здесь рвётся цикл
У штатного счёта два состояния: оплачен или нет. Пока клиент платит целиком и сразу, этого достаточно. Как только появляется предоплата, состояние становится промежуточным, и портал перестаёт отвечать на главный вопрос — сколько ещё должны.
Дальше начинается знакомое: сумма поступления уходит в комментарий, счёт дробится на несколько документов или помечается оплаченным авансом. Через месяц ни один из способов не даёт достоверной цифры.
Решение — вести поступления как данные: каждое с датой, суммой, номером платёжного поручения и назначением платежа, а остаток считать. Именно это делает приложение Оплаты24: вкладка «Оплаты» в карточке сделки и счёта показывает сумму, оплачено и остаток, а статус меняется сам. Подробности — в статье о частичной оплате счёта.
Откуда берутся поступления
- Вручную — менеджер вносит платёж, когда его подтвердила бухгалтерия;
- Из банковской выписки — файл 1CClientBankExchange или CSV загружается, строки помечаются по номеру счёта и ИНН плательщика, перенос делаете вы (как это устроено).
Шаг 4. Закрыть и не потерять хвосты
Закрытие счёта — это не только «деньги пришли». Здесь три типовых хвоста:
- Недоплата в копейках. Клиент перевёл на 12 рублей меньше — формально счёт не закрыт, фактически вопрос исчерпан. Такие остатки нужно видеть и закрывать осознанно, иначе они годами висят в отчёте по долгам.
- Переплата. Показывается отдельно, а не отрицательным остатком: её либо возвращают, либо зачитывают в следующий счёт.
- Расхождение с учётом клиента. Снимается актом сверки взаимных расчётов — по опыту, значительная часть «долгов» оказывается именно расхождением.
Как понять, что контроль оплат настроен
Проверка простая — ответьте на четыре вопроса, не выходя из портала:
- Сколько нам должны в сумме прямо сейчас?
- По каким сделкам просрочка больше месяца?
- Когда по этому клиенту был последний платёж?
- Кто из менеджеров ведёт больше всего долгов?
Если на любой вопрос приходится идти в Excel или в банк — контроль не настроен. Когда остаток, дата последнего платежа и дни просрочки лежат в полях сделки, все четыре ответа даёт обычный фильтр в списке сделок: как это собирается, разобрано в статье про дебиторскую задолженность.
Что автоматизировать
После того как факт оплаты стал событием, к нему цепляется штатная автоматизация: полная оплата двигает сделку на отгрузку, частичная ставит задачу связаться по остатку, переплата уведомляет бухгалтера. Схема разобрана в статье об автоматизации оплат.
Частые вопросы
Обязательно ли создавать счёт, или можно вести оплаты по сделке?
Можно и по сделке: поступления вносятся в её карточку, если формальный документ клиенту не нужен.
Что делать с копеечной недоплатой?
Решение управленческое: либо закрыть счёт с недобором осознанно, либо оставить в долгах. Главное, чтобы такие остатки были видны, а не растворялись в общей сумме.
Кто должен вносить платежи — менеджер или бухгалтер?
Чаще практичнее бухгалтер: он видит выписку первым. Менеджеру достаточно видеть остаток в карточке.
Останутся ли данные об оплатах при отказе от приложения?
Да: отметки об оплате создаются штатным механизмом Битрикс24 и хранятся в вашем портале.
Коротко
Цикл счёта рвётся на третьем шаге, когда деньги приходят частями. Чтобы он не рвался, поступление должно фиксироваться с реквизитами платежа, а остаток — считаться и попадать в поля сделки. Общий обзор инструмента — в статье «Частичные оплаты счетов в Битрикс24: обзор Оплаты24».
Нужна помощь с финансовым контуром в Битрикс24? ArtisMedia занимается внедрением и поддержкой портала. Наши контакты.