Дебиторская задолженность — это не строка в балансе раз в квартал, а рабочий список: кто должен, сколько и сколько дней. Разбираем, как собрать такой список в Битрикс24 штатными средствами и что для этого должно попасть в поля сделки.
Где обычно живёт дебиторка
В компаниях с CRM долги клиентов чаще всего ведутся мимо неё:
- в бухгалтерии — данные точные, но приходят с задержкой и в разрезе контрагентов, а не сделок;
- в Excel у РОПа — обновляется, пока не начнётся сезон;
- в голове менеджера — работает ровно до отпуска и увольнения.
Проблема одна и та же: список долгов не совпадает с местом, где идёт работа. Менеджер живёт в карточке сделки, а долг лежит в другом файле, поэтому напоминание клиенту зависит от дисциплины, а не от процесса.
Что нужно, чтобы дебиторка появилась в CRM
Чтобы список долгов собирался в самом портале, в карточке должны быть три вычисляемых значения:
- Остаток к оплате — сумма минус проведённые поступления;
- Дата последнего платежа — точка отсчёта тишины;
- Дней просрочки — число, по которому список сортируется.
Ключевое требование: это должны быть поля, а не текст в комментарии. Как только значения попадают в поля сделки, дебиторка получается фильтром, а не отдельным продуктом — портал сам умеет фильтровать, группировать и строить отчёты.
Дебиторка как фильтр в списке сделок
Приложение Оплаты24 после каждой правки платежей пишет производные значения в поля сделки: оплачено, остаток, дата последнего платежа, дни просрочки, статус. Дальше работает штатный Битрикс24:
- Открываете список сделок и ставите фильтр «остаток к оплате больше нуля» — это и есть ваша дебиторская задолженность.
- Добавляете в фильтр «дней просрочки больше 30» — получаете проблемную часть, с которой и надо работать.
- Сохраняете фильтр как свой — он остаётся в интерфейсе постоянной вкладкой.
- Выводите остаток колонкой в списке и на плитке канбана — сумма долга видна без открытия карточки.
- Группируете по ответственному — видно, у кого висит и сколько.
Такой список не нужно обновлять руками: он пересобирается сам при каждом просмотре, потому что считается по актуальным полям.
Почему это лучше отдельного отчёта
Приложение-отчёт даёт красивую таблицу, из которой нельзя ничего сделать: чтобы позвонить должнику, надо найти его сделку. Фильтр в списке сделок — это те же данные, но в рабочем месте менеджера: из строки открывается карточка, оттуда звонок, задача и письмо. Плюс на эти же поля опираются штатные отчёты и права доступа портала — менеджер видит только свои сделки без дополнительных настроек.
Три ошибки при подсчёте долга
Учитывать непроведённые платежи
Если в «оплачено» попадает платёж, который ещё не проведён, долг занижается, а разговор с клиентом строится на неверной сумме. Проведённые и непроведённые поступления должны различаться.
Считать просрочку от даты счёта
Отсрочка бывает разной, и дата выставления счёта редко совпадает с датой, когда деньги обязаны прийти. Практичнее отсчитывать от даты последнего платежа или от согласованного срока по договору, а не от момента выписки документа.
Прятать переплату в отрицательном остатке
Минус в колонке долга ломает и сумму по списку, и логику фильтра. Переплата — отдельное состояние, и обрабатывать её надо отдельно: вернуть, зачесть в следующий счёт или уточнить у клиента.
Работа с просрочкой: от списка к действию
Список сам по себе денег не возвращает. Минимальный рабочий контур выглядит так:
- раз в неделю проходить по фильтру «просрочка более N дней»;
- по каждой строке — задача с датой, а не «напомнить как-нибудь»;
- по крупным долгам — акт сверки, потому что часть «долгов» на деле является расхождением в учёте;
- по факту поступления — автоматический перевод сделки на следующую стадию, чтобы не тащить закрытые вопросы в следующий обход.
Регулярность здесь важнее инструмента: недельный ритм с коротким списком работает лучше, чем ежемесячная выгрузка на сорок страниц.
Частые вопросы
Нужен ли отдельный отчёт по дебиторке?
Нет, если остаток лежит в поле сделки: список сделок с сохранённым фильтром закрывает задачу и остаётся рабочим местом.
Увидит ли менеджер чужие долги?
Действуют штатные права CRM: кто видит сделку, тот видит и её остаток. Отдельная модель доступа не появляется.
Можно ли вывести долг в канбан?
Да, поле добавляется на плитку — сумма остатка видна прямо на доске.
А если долг по контрагенту, а не по сделке?
Группировка по компании в списке сделок даёт сумму по клиенту; для формального документа используйте акт сверки.
Коротко
Дебиторка в Битрикс24 получается не отдельным приложением-отчётом, а тремя полями в сделке: остаток, дата последнего платежа, дни просрочки. Дальше это штатный фильтр, канбан и отчёты. Как остаток появляется в карточке — в статьях о частичной оплате и в обзоре Оплаты24.
Нужна помощь с контролем оплат в Битрикс24? ArtisMedia занимается внедрением и поддержкой портала. Наши контакты.