Акт сверки взаимных расчётов — документ, которым две компании подтверждают, что одинаково видят историю платежей и отгрузок. Разбираем, из чего он состоит, когда его запрашивают и как сформировать акт прямо из карточки сделки в Битрикс24.
Зачем нужен акт сверки
Формально акт сверки не обязателен: в законе нет требования его составлять. Практически он решает три задачи:
- Снимает спор о сумме. Значительная часть «долгов» — не отказ платить, а расхождение в учёте: платёж ушёл на другой счёт, часть суммы зачли по другому договору, отгрузку провели в следующем месяце.
- Фиксирует признание долга. Подписанный контрагентом акт — весомое подтверждение задолженности, в том числе в переписке и в претензионной работе.
- Закрывает период. Перед годовой отчётностью бухгалтерия сверяет расчёты с ключевыми контрагентами, и запрос акта приходит массово.
Поэтому акт чаще всего нужен именно там, где деньги приходят частями: чем длиннее история платежей, тем выше шанс, что стороны разошлись в цифрах.
Что должно быть в акте
Формы, утверждённой нормативно, у акта сверки нет — есть сложившаяся практика. Рабочий минимум:
- Стороны с реквизитами — наименования и ИНН обеих компаний, чтобы акт нельзя было спутать с однофамильцем;
- Период сверки — с какой по какую дату;
- Основание — договор или счёт, по которому идут расчёты;
- Обороты — суммы отгрузок и поступлений с датами и документами;
- Сальдо на конец периода — итоговый остаток и в чью пользу;
- Места для подписей обеих сторон.
Ошибка, из-за которой акт возвращают чаще всего, — отсутствие ИНН у одной из сторон или не указанный номер платёжного поручения в строке. Контрагенту нечего сопоставлять со своей выпиской, и сверка идёт на второй круг.
Как акт собирается в Оплаты24
В приложении Оплаты24 акт сверки формируется из вкладки «Оплаты» в карточке сделки или счёта. Источник данных — те же поступления, которые вносились по ходу работы, поэтому отдельно ничего собирать не нужно:
- Открываете карточку и вкладку «Оплаты».
- Формируете акт — печатная форма собирается со сторонами, оборотами и итоговым остатком.
- Сохраняете в PDF или кладёте файлом прямо в карточку, чтобы документ остался в истории работы с клиентом.
Реквизиты сторон берутся из портала: ваша компания — из настроек, контрагент — из карточки. Если у контрагента не заполнен ИНН, это видно сразу по готовому документу, и лучше поправить до отправки.
Почему акт лучше держать в карточке
Акт, сохранённый файлом в сделке, отвечает на вопрос «что мы отправляли клиенту в марте» через полгода, когда переписка потерялась. Это тот же принцип, по которому в карточке хранятся УПД, счёт-фактура и акт выполненных работ: документ живёт рядом со сделкой, а не в папке на диске у менеджера.
Акт сверки и акт выполненных работ — разные документы
Их регулярно путают из-за общего слова в названии:
- Акт выполненных работ закрывает факт оказания услуги, участвует в бухгалтерском учёте и влияет на выручку;
- Акт сверки взаимных расчётов ничего не закрывает — он лишь сопоставляет данные двух учётов и служит для согласования.
Отсюда практическое следствие: акт сверки не является бухгалтерским документом и не заменяет учётную систему. Приложение прямо об этом говорит — оно даёт форму для согласования расчётов, а не ведёт бухгалтерию.
Когда сверяться
- Перед претензией — чтобы не требовать сумму, которую клиент уже заплатил по другому счёту.
- При смене менеджера или бухгалтера — новый человек принимает не только карточки, но и цифры.
- По итогам квартала и года — плановая сверка с ключевыми контрагентами.
- При долгой рассрочке — раз в несколько месяцев, чтобы расхождение не копилось.
Частые вопросы
Нужна ли печать на акте сверки?
Печать не обязательна, если компания от неё отказалась. Значимы подписи уполномоченных лиц и корректные реквизиты сторон.
Можно ли отправить акт из карточки?
Документ сохраняется в PDF или прикладывается к карточке — дальше он уходит клиенту письмом из портала вместе с остальной перепиской.
Что делать при расхождении?
Сравнить строки по номерам платёжных поручений и датам: чаще всего платёж отнесён к другому счёту. Помогает загрузка банковской выписки — так видно, куда фактически лёг перевод.
Акт формируется по сделке или по контрагенту?
Из карточки, в которой вы находитесь: сверка идёт по расчётам этой сделки или счёта.
Коротко
Акт сверки нужен там, где деньги идут частями, а история длинная. Собирать его руками не нужно, если поступления уже вносятся в карточку с датами и номерами платёжек: документ формируется из тех же данных, сохраняется в PDF и остаётся в сделке. Как ведутся сами поступления — в обзоре Оплаты24.
Нужна помощь с документооборотом и расчётами в Битрикс24? ArtisMedia занимается внедрением и поддержкой портала. Наши контакты.