Штатное расписание — документ отдела кадров, а структура компании в Битрикс24 — рабочий инструмент портала. Совпадать они обязаны, но живут в разных местах и расходятся тихо. Разбираем HR-сценарии, в которых структура портала работает как источник данных, и где проходит граница между ней и кадровым учётом.
Чем структура портала не является
Сразу о границе, чтобы не было завышенных ожиданий. Структура компании в Битрикс24 — это не штатное расписание в смысле кадрового документа. В ней нет:
- окладов и вилок по должностям;
- вакантных ставок — есть только реальные пользователи портала;
- приказов, дат приёма и перевода;
- табельных номеров и данных для расчёта.
Всё это живёт в кадровой системе или в 1С. Структура портала отвечает на другой вопрос: кто сейчас в какой команде и кто чей руководитель. И именно на этот вопрос кадровику, руководителю и новому сотруднику нужно отвечать чаще всего.
HR-сценарии, которые она закрывает
Фактическая численность по подразделениям
Сколько людей в службе с учётом всех вложенных отделов — цифра, которую спрашивают при обсуждении штата и бюджета. Считать её вручную по списку сотрудников долго и чревато ошибками при вложенности больше двух уровней.
Сверка с кадровым штатным расписанием
Расхождение между «есть в кадрах» и «есть на портале» — обычное дело: человека приняли, а в портал не завели; перевели в другой отдел, а подразделение не поменяли. Раз в квартал сверить две картины дешевле, чем разбираться, почему сотрудник не видит нужных сделок.
Онбординг
Новому сотруднику нужна схема «кто где и к кому идти». Одностраничная распечатка полезнее устной экскурсии: к ней возвращаются самостоятельно.
Согласования и эскалация
От назначенных руководителей зависят маршруты согласования и права доступа. Отдел без руководителя — частая причина зависших согласований, и увидеть такие отделы проще на дереве, чем в визуальном редакторе.
Документы для внешних адресатов
Аудитору, банку или проверяющему нужна схема на дату, а не ссылка на портал, куда у него нет доступа.
Что мешает штатно
Битрикс24 перенёс структуру в раздел /hr/structure/ с визуальным редактором. Двигать карточки мышью стало удобнее, но пропали компактный список «отдел → сотрудники» и печать: сохранить схему в PDF штатными средствами нельзя.
Как это закрывает Штат24
Приложение Штат24 показывает ту же структуру портала деревом и добавляет печать и PDF:
- подразделения с вложенностью, руководитель помечен и стоит первым;
- численность каждого подразделения с учётом дочерних;
- должности сотрудников, клик открывает карточку на портале;
- печатный документ с шапкой, датой и запретом разрыва подразделения между страницами.
Приложение работает только на чтение: ничего не создаёт и не меняет, редактирование остаётся в штатном разделе. Прав запрашивает минимум — «Структура компании» и «Пользователи (минимальный)»; доступ к CRM не запрашивается вовсе. Данные сотрудников на диск не пишутся: структура живёт в памяти под коротким сроком жизни, печатный документ формируется в браузере.
Чек-лист квартальной сверки
- Выгрузите структуру в PDF и положите рядом штатное расписание из кадров.
- Сверьте численность по подразделениям — расхождения покажут, кого не завели или не перевели.
- Найдите отделы без назначенного руководителя и решите, так ли задумано.
- Проверьте сотрудников, числящихся в нескольких подразделениях: первое в списке считается основным.
- Убедитесь, что нет отделов-дублей с похожими названиями.
Частые вопросы
Можно ли вести в этом штатное расписание с окладами?
Нет. Это инструмент просмотра и печати фактической структуры портала, а не кадровый учёт.
Видны ли вакантные ставки?
Нет, в структуре есть только заведённые пользователи портала.
Меняет ли приложение данные сотрудников?
Нет, только читает. Все изменения — в штатном разделе структуры компании.
Какие данные сотрудников используются?
ФИО, должность, подразделения, фото и признак активности. Почта и телефоны не читаются — для этого потребовался бы расширенный объём прав, который приложение не запрашивает.
Коротко
Структура портала не заменяет кадровое штатное расписание, но закрывает то, что кадровику и руководителю нужно каждую неделю: фактическая численность, подчинённость и схема на бумаге. Подробный разбор приложения — в статье «Оргструктура компании в Битрикс24: обзор Штат24».
Нужна помощь с настройкой структуры и прав в Битрикс24? ArtisMedia занимается внедрением и поддержкой портала. Наши контакты.