Пока документы выпускает человек, они выпускаются с задержкой и иногда не выпускаются вовсе. Настоящая автоматизация начинается там, где документ появляется сам — по событию в воронке или по запросу внешней системы. Разбираем два сценария в Битрикс24: робот бизнес-процесса и вызов по REST.

Ограничение встроенного конструктора

Штатный конструктор документов Битрикс24 умеет ровно один сценарий: человек открыл карточку и нажал кнопку. Его нельзя вызвать из бизнес-процесса, из робота автоматизации CRM или снаружи по REST. Как только задача звучит «пусть счёт формируется сам при переходе в стадию» или «пусть документ выпускается из нашего интернет-магазина», встроенного инструмента не хватает.

Сценарий 1: робот бизнес-процесса

Робот ставится на стадию воронки в дизайнере и срабатывает при переходе сделки. Типовые связки:

• «Счёт на предоплату» → выпустить счёт. Менеджер перевёл сделку — счёт уже в карточке, вместе с QR-кодом оплаты.
• «Согласование» → выпустить договор и спецификацию. К моменту разговора с юристом комплект собран.
• «Сделка успешна» → выпустить акт и УПД. Закрывающие документы не забываются в конце месяца.

Работает и в смарт-процессах, то есть не только в классических сделках.

Что важно проверить при настройке

Робот срабатывает без человека, поэтому все данные должны быть на месте до перехода. Если у контрагента не заполнены реквизиты, документ выйдет с пустыми полями и никто этого не заметит — в отличие от ручного выпуска, где менеджер видит результат сразу. Практическое правило: ставьте робота на стадию, к которой карточка гарантированно заполнена, и проверьте сценарий на тестовой сделке целиком.

Сценарий 2: вызов по REST

Генерацию можно дёрнуть снаружи: из интернет-магазина, из 1С, из собственного сервиса. Это главное отличие от встроенного конструктора, у которого REST-интерфейса генерации нет вовсе.

Типовые применения:

• интернет-магазин оформляет заказ юрлица и сразу отдаёт покупателю счёт;
• внешняя система закрывает период и выпускает пакет актов;
• личный кабинет клиента выдаёт документы по запросу, без обращения в отдел продаж.

Документ при этом всё равно попадает в карточку сделки на портале, то есть история остаётся в CRM, а не расползается по системам.

Что происходит с готовым документом

Независимо от способа запуска — кнопка, робот или REST — результат один: файл ложится в нативный раздел «Документы» карточки сделки или счёта, со всеми привычными действиями и публичными ссылками. Отдельного хранилища, в которое нужно ходить, не появляется.

Права и безопасность

Приложение ДокМастер24 запрашивает доступ к CRM, бизнес-процессам и встраиванию приложений. Обработчик робота открыт наружу — как и любой обработчик события Битрикс24, — поэтому запросы к нему проверяются по подписи портала: чужой запрос отвергается. Данные читаются в момент генерации по инициативе пользователя или робота; выгрузки базы нет.

Частые вопросы

Робот работает в смарт-процессах?

Да, не только в классических сделках.

Что будет, если данных для документа не хватает?

Документ сформируется с пустыми полями. Поэтому робота ставят на стадию, к которой карточка заполнена, а сценарий проверяют на тестовой сделке.

Можно ли выпустить несколько документов сразу?

Да, пакетная генерация собирает комплект одной командой — например, счёт, договор и акт.

Нужен ли программист для REST?

Для сценария «из карточки» и «роботом» — нет, это настройка. Для вызова из внешней системы нужен тот, кто эту систему дорабатывает.

Коротко

Кнопка в карточке закрывает ручной сценарий, робот снимает с менеджера обязанность помнить, REST подключает внешние системы. Встроенный конструктор Битрикс24 умеет только первое. Подробный разбор приложения — в статье «Генератор документов для Битрикс24: обзор ДокМастер24».

Нужна помощь с автоматизацией воронки и документов в Битрикс24? ArtisMedia занимается внедрением и поддержкой портала. Наши контакты.