Договор и коммерческое предложение — документы, которые в отличие от счёта редко бывают типовыми. У каждой компании свой бланк, согласованный юристами, со своими формулировками об ответственности и порядке приёмки. Разбираем, как выпускать их из карточки сделки в Битрикс24, не теряя собственную редакцию.
Почему договор нельзя просто «сгенерировать»
Со счётом всё просто: форма стандартная, поля предсказуемые. С договором иначе — его текст это результат работы юристов, и подменять его платформенным шаблоном никто не станет. Задача автоматизации здесь другая: оставить текст как есть и подставить в него данные — реквизиты сторон, предмет, суммы, сроки, номер и дату.
Поэтому правильный вопрос к инструменту не «есть ли шаблон договора», а «примет ли он мой файл .docx и насколько гибко подставит данные».
Что подставляется в договор
Минимальный набор, который закрывает большинство редакций:
- Стороны — наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, банковские реквизиты обеих сторон.
- Подписанты — директор и главный бухгалтер из реквизитов.
- Номер и дата — сквозной номер документа либо номер сделки.
- Предмет и суммы — таблица позиций, итог, сумма прописью.
- Условные блоки — фрагмент текста, который выводится только для юрлица или только при наличии НДС.
Последний пункт важнее, чем кажется. Обычно у компании две редакции договора — для юрлиц и для физлиц — и они расходятся во времени: правку внесли в одну, забыли в другой. Условный блок вида «показать этот абзац, только если клиент юрлицо» позволяет держать один файл вместо двух.
Коммерческое предложение: другая логика
КП живёт по иным правилам, чем договор. Оно уходит клиенту до сделки, часто в нескольких вариантах, и его задача — читаться, а не выдерживать проверку. Отсюда практические требования:
- выпускать быстро и много — потому что вариантов будет несколько;
- отдавать в PDF, чтобы вёрстка не поехала у получателя;
- подтягивать актуальные цены из позиций сделки, а не из прошлого файла.
Самая частая ошибка — править прошлое КП «под нового клиента». Именно так в предложение попадает чужое название компании, и это замечает получатель.
Как это устроено в ДокМастер24
В приложении ДокМастер24 договор, дополнительное соглашение, спецификация и коммерческое предложение входят в библиотеку форм, но каждую можно заменить своим файлом .docx. Порядок такой:
- Берёте свой бланк договора и расставляете в нём плейсхолдеры из каталога полей.
- Загружаете файл в менеджер шаблонов — он появляется в списке у менеджера.
- В карточке сделки жмёте кнопку, выбираете форму — документ ложится в раздел «Документы».
Пакетная генерация позволяет отметить сразу несколько форм: договор, спецификацию и счёт одной командой — обычный комплект на подписание.
Проверить до отправки
Предпросмотр на реальной сделке показывает готовый документ с настоящими данными до того, как он уйдёт клиенту: видно, не съехала ли таблица позиций и попали ли реквизиты в нужные ячейки. Для договора это особенно ценно — там вёрстка сложнее, чем в счёте.
Автоматический выпуск по стадии
Договор можно не формировать руками вовсе: робот бизнес-процесса выпускает его при переходе сделки на нужную стадию. Типовой сценарий — сделка уходит в «Согласование», и к этому моменту комплект документов уже собран. Менеджер не забудет и не задержит.
Частые вопросы
Мой договор на двадцать страниц — подойдёт?
Да, ограничений по объёму нет: приложение подставляет данные в ваш файл, а не пересобирает его.
Можно ли держать один шаблон для юрлиц и физлиц?
Да, через условные блоки: фрагмент выводится только при выполнении условия. Это надёжнее двух отдельных файлов, которые расходятся при правках.
КП можно отдать сразу в PDF?
Да. PDF собирается на стороне приложения, поэтому вёрстка не зависит от версии Word у сотрудника.
Где хранятся выпущенные документы?
В нативном разделе «Документы» карточки сделки, вместе с документами встроенного конструктора.
Коротко
Договор и КП автоматизируются не заменой текста, а подстановкой данных в вашу редакцию. Условные блоки убирают дублирование шаблонов, предпросмотр ловит вёрстку до клиента, робот снимает с менеджера обязанность помнить. Подробный разбор — в статье «Генератор документов для Битрикс24: обзор ДокМастер24».
Нужна помощь с документооборотом в Битрикс24? ArtisMedia занимается внедрением и поддержкой портала. Наши контакты.