У согласия на обработку персональных данных есть срок, и он входит в обязательный состав сведений документа. Проблема в том, что срок истекает молча: ни CRM, ни календарь об этом не напомнят, а обработка тем временем продолжается — уже без основания. Разбираем, какие сроки ставить, как отличить бессрочное согласие от просроченного и как поставить истечение на контроль внутри Битрикс24.

Что закон требует от срока

Срок действия согласия и порядок его отзыва — обязательные пункты содержания согласия (ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ). Формулировать срок можно двумя способами, и оба законны:

• конкретной датой или периодом — «в течение пяти лет с даты подписания»;
• условием — «до достижения цели обработки» или «до отзыва субъектом».

Чего нельзя — умолчать. Согласие без срока не отвечает требованиям к составу сведений, а это самостоятельный состав правонарушения по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ: для юридических лиц от 300 до 700 тыс. рублей.

Важно и обратное: истёкшее согласие не превращается в бессрочное само собой. Как только срок вышел, основание обработки для этой цели исчезло, и продолжение обработки — уже нарушение.

Какие сроки ставят на практике

Единого «правильного» срока в законе нет — он выводится из цели. Ориентиры, от которых обычно отталкиваются:

• Обслуживание и исполнение договора — пять лет. Совпадает с типовым сроком хранения первичных документов, так что данные всё равно живут в учёте.
• Реклама и рассылки — до отзыва. Ставить рекламному согласию календарный срок можно, но большинство компаний выбирает «до отзыва»: подписка живёт, пока человек не отписался.
• Передача третьим лицам — по сроку основного отношения. Пока действует договор с подрядчиком или пока идёт доставка.
• Разовые акции и мероприятия — короткий срок. Год-два: держать данные участника конференции пять лет незачем, а лишний объём — лишний риск.

Общее правило простое: чем дольше срок, тем весомее должно быть обоснование цели. Пятилетнее согласие на рекламу «на всякий случай» — плохая идея не потому, что запрещено, а потому, что придётся объяснять, зачем.

Где ломается контроль

Сама по себе дата в бумаге ничего не даёт. Типичные сбои:

• Никто не смотрит. Срок известен, но проверять его некому: в CRM нет ни поля, ни фильтра, ни напоминания.
• «Бессрочно» и «пусто» смешались. В таблице пустая ячейка означает то ли «до отзыва», то ли «забыли заполнить», и разобраться задним числом невозможно.
• Истечение узнают от клиента. Худший вариант: человек сам напоминает, что срок вышел два года назад, а рассылка шла всё это время.
• Продлили, но не зафиксировали. Согласие пересобрали, а в учёте осталась старая дата — доказательства нет ни на новую, ни на старую редакцию.

Как это работает в Согласия24

Приложение Согласия24 относится к сроку как к рабочему полю, а не к реквизиту бумаги.

Сроки по умолчанию — на каждую цель свои

На главной странице приложения задаётся срок для каждой цели отдельно: обслуживание, реклама, передача третьим лицам, иная цель. Ноль означает «до отзыва». Когда менеджер вносит согласие, дата окончания подставляется сама и при необходимости правится руками — типовой случай не требует решений, нетиповой их допускает.

Ежедневный обход

Раз в сутки приложение проходит по реестру: записи, у которых срок вышел, переезжают в стадию «Истекло», флаг в карточке опускается, срабатывает триггер «срок согласия истёк». Человек, у которого кончилось согласие на рекламу, перестаёт попадать в сегменты рассылок автоматически.

Предупреждение заранее

За настраиваемое число дней до истечения — по умолчанию за 30 — ответственным приходит уведомление в портал, и поднимается триггер «срок согласия истекает». На него удобно повесить задачу «связаться и продлить»: у вас есть месяц, чтобы собрать согласие заново, не разрывая работу с клиентом.

Бессрочное — это явное состояние

Пустой срок в реестре означает «действует до отзыва» и так и выгружается в отчёт — словом «бессрочно», а не пустой ячейкой. Мелочь, которая экономит спор: пустое поле в таблице всегда читается как недоработка, а явная отметка — как решение.

Что стоит сделать сейчас

• Сверьте формулировки в бланках и формах. Срок и порядок отзыва должны быть в тексте явно.
• Определите сроки по целям и зафиксируйте их как политику компании, а не как решение каждого менеджера.
• Перенесите старые согласия в учёт с фактическими датами получения — тогда станет видно, у скольких срок уже вышел.
• Назначьте, кому приходят предупреждения. Уведомление, которое идёт «всем», не читает никто.
• Опишите процедуру продления — по какой цели, каким текстом и по какому каналу собирается новое согласие; удобнее всего ссылкой на страницу согласия.

Частые вопросы

Можно ли выдать согласие бессрочно?

Да, «до отзыва» — законная формулировка срока. Нельзя другое: не указать срок вообще.

Что делать, когда срок истёк?

Прекратить обработку для этой цели. Если данные нужны дальше — либо собрать новое согласие, либо опираться на другое законное основание, например на исполнение договора.

Считается ли последний день срока?

Да. Согласие «до 15 сентября» действует весь день 15 сентября — в приложении сравнение идёт по календарным суткам, а не по мгновению, чтобы часовой пояс сервера не съедал последний день.

Что важнее — отзыв или срок?

Отзыв. Отозванное согласие недействительно, даже если его срок истекает через год. Подробности — в статье об отзыве согласия.

Нужны ли для этого роботы и тариф со Стандартного?

Контроль сроков, стадия «Истекло» и уведомления работают начиная с «Базового». Роботы и триггеры — со «Стандартного»; они нужны, если хотите запускать по истечению собственные сценарии.

Коротко

Срок — не реквизит бумаги, а рабочая дата: у каждой цели свой, у бессрочного согласия явная отметка, за месяц до истечения приходит предупреждение, а по факту истечения запись сама уходит в «Истекло» и перестаёт открывать доступ к рассылкам. Как устроен реестр целиком — в обзоре Согласия24.

Материал носит справочный характер и не является юридической консультацией. Нужна помощь с настройкой Битрикс24? ArtisMedia занимается внедрением и поддержкой портала. Наши контакты.