База знаний Битрикс24 – это единый справочник для сотрудников компании. Инструмент помогает сохранить инструкции, регламенты, шаблоны документов, а также полезную информацию для каждого отдела. В результате упрощается коммуникация. Это особенно важно на удаленной работе: не нужно звонить сотрудникам и повторять каждый раз одно и то же.
База знаний Битрикс24 будет полезна в случаях:
- Когда приходит новый сотрудник и нужно ознакомить его с регламентами;
- Когда нужно подготовить документ, а шаблон где-то затерялся на компьютере;
- Нет инструкций и полезных материалов либо они разрозненно хранятся в системах.
- В этой статье вы найдете пошаговый алгоритм по созданию базы знаний в Битрикс24.
Шаг 1. Определите какую задачу будет решать база знаний
Чаще всего в базах знаний хранят общую информацию о компании, технические, а также организационные вопросы.
Перед созданием базы знаний ответьте на вопросы:
- Какую задачу она будет решать?
- Для какой группы сотрудников она предназначена? (для всей компании, для отдела или для проекта)
- Какова структура базы знаний?
- Какая информация будет туда входить?
Эти вопросы помогут вам настроить на портале меню базы знаний, права доступа и блоки с контентом.
Шаг 2. Выберите шаблон
Перейдите в раздел База знаний в Битрикс24, нажмите кнопку Новая база знаний и выберите подходящий шаблон.
Создание базы знаний можно начать и с создания пустого шаблона. В этом случае вы будете с нуля создавать меню и страницы.
Поскольку создавать базы знаний с нуля немного сложнее, будет отталкиваться от этого варианта.
Шаг 3. Создайте и отредактируйте меню
Любая страница в базе знаний состоит из 2 частей. Слева – сайдбар, где чаще всего находится меню. Справа – часть непосредственно с контентом. В обе части вы добавляете блоки.
Чтобы добавить меню Нажмите кнопку Добавить блок в левой части страницы, откройте раздел Сайдбар и выберите подходящий блок.
Чтобы отредактировать меню, нажмите на кнопку с шестеренкой.
В разделе Редактировать можно изменять названия пунктов и указывать ссылки на страницы.
Если нужно поставить пункт меню на второй или третий уровень, потяните карточку с пунктом вправо до появления точек. Установите карточку на нужном уровне.
В пункте Дизайн можно изменить внешний вид блока с ссылками: отступы, цвета, фоны, шрифты.
Шаг 4. Добавьте страницы с контентом
Заполните первую страницу. Она по умолчанию уже открыта. Для этого нажмите кнопку «Добавить блок».
Откроется страница с шаблонами блоков. Вы можете добавить заголовки, тексты, картинки, кнопки, формы, видео. Просто выберите нужный дизайн блока.
Каждый блок можно видоизменить. Для этого наведите указатель мыши на добавленный блок.
- Кнопка Редактировать позволяет заменить тексты и картинки в блоках.
- Кнопка Дизайн позволяет поменять цветовое оформление и шрифты.
- Кнопка Действия позволяет копировать, скрывать, удалять и оставлять замечания в блоках.
Когда страница будет готова, свяжите ее с пунктом меню. Для этого нажмите кнопку Редактировать в блоке с меню. Кликните на нужный пункт и нажмите кнопку Выбрать в разделе Ссылка.
Выберите блок для перехода или конкретную страницу Базы знаний.
Чтобы создать в базе знаний новую страницу, нажмите кнопку Новая страница в блоке с меню. Укажите ее название и сохраните.
Шаг 5. Настройте права доступа к базе знаний
В разделе База знаний откройте вкладку Права доступа. В списке ролей нажмите на кнопку «Добавить», чтобы создать новую роль.
Укажите ее название. Настройте права для указанной роли. Если нужно определить права доступа для конкретной базы знаний, кликните по ссылке «Добавить отдельные права на базу знаний».
Примените созданную роль к конкретной группе сотрудников в Битрикс24.
Шаг 6. Добавьте Базу знаний в нужный раздел
В Битрикс24 Базу знаний можно добавить в разделы:
- В профиле сотрудника;
- Под именем сотрудника;
- В рабочих группах;
- В разделе Задачи и проекты;
- В разделе CRM.
Например, чтобы добавить базу знаний в раздел Задачи, нажмите на кнопку Расширения и выберите базу знаний из списка.
Что в итоге
Чтобы создать новую базу знаний в Битрикс24, выполните 6 шагов:
- Продумайте структуру и содержание;
- Выберите шаблон;
- Создайте меню с ссылками;
- Добавьте страницы и наполните их контентом;
- Разграничьте права доступа к базе знаний;
- Прикрепите базу знаний в тот раздел Битрикс24, к которому она относится.