Невозможно представить современную бизнес-коммуникацию без электронной почты. Мы отправляем письма, когда хотим и куда хотим, обмениваемся файлами по всему миру.
Каждый день миллиарды писем находят своих адресатов. Но как не потеряться в водопаде входящей почты и не упустить важное письмо, как не заблудится в почтовых аккаунтах и не потратить половину рабочего дня? Использование следующих советов сделает работу с электронной корреспонденцией более эффективной и продуктивной:
-
Назначьте конкретное время
Выделение в расписании четкое время для работы с E-mail поможет не только сэкономить время, но и повысить эффективность и своевременность ответов.
Например, каждое утро начинайте рабочий день с получасового чтения входящих сообщений, анализа и ответов. Точно такую же процедуру повторяйте после обеда и за час до конца рабочего дня. Расписание не только поможет избежать несобранности и пустых трат времени, но и наладить четкую коммуникацию с адресатами. Вы больше не забудете про прочитанные письма, не упустите важное сообщение и не убьете кучу времени на сам процесс.
-
Сразу удаляйте ненужные письма
Начните с удаления спама и рекламы. Не тратьте ценное время на их открытие — сразу в корзину. Не подписывайтесь, или если уж так вышло — отписывайтесь от рекламных рассылок. Они способны захламить ваш ящик хуже любого спам-робота. Если вы знаете, что какое-то письмо вам точно не понадобится — отправляйте в корзину — не превращайте почту в хранилище древностей.
-
Распределите входящие
Создайте отдельные папки для важных проектов или дедлайнов, ставьте ярлыки по определенным темам. Такой подход сделает работу с почтой быстрее и обеспечит качественную сортировку приоритетов относительно входящих сообщений. Вы сможете отдавать предпочтение в первую очередь срочным и важным сообщениям.
-
Пишите меньше
Если вы хотите получать меньше писем — пишите меньше! Простой совет, которому не так просто следовать.
Не нужно писать письма по мелким вопросам коллеге в соседнем кабинете. Просто спросите лично — еще никто не отказывался выслушать минутный вопрос.
Не забрасывайте клиентов сообщения в несколько строк пять-семь раз в день. Группируйте и концентрируйте информацию в одном письме, но не превращайте это в сочинение или ливень информации, объем которой только напугает читателя.
Пишите письма, пишите хорошо — не тратьте свое и чужое время!
Источник: www.entrepreneur.com
В «АртисМедиа» уже работают с почтой эффективно — ведь у нас есть Битрикс24.