В начале 2000-х компания Microsoft задалась вопросом: сколько часов в неделю работники на самом деле продуктивны? Они провели опрос, в котором сотрудники компании сами оценили свою продуктивность. Результаты были очень тревожными. В среднем, в неделю работают 45 часов, из них 16 часов уходят на пустые дела, и считаются непродуктивными.

Если вы ходите повысить свою продуктивность, вы должны не увеличивать время работы, а изменять сам рабочий процесс. Следуйте следующим советам и рабочий процесс станет более эффективным и результативным:

1. Планируйте каждый свой день

Этот пункт все знают, но мало кто выполняет. Рабочий день очень насыщенный: большой поток писем, звонков, статей, рекламных рассылок. Все забирает время и иногда сложно сосредоточится на действительно важной задаче, которая приведет к достижению поставленной цели.

Чтобы день не прошел за потоком этих поглощающих время дел, каждое утро или каждый вечер составляйте список ключевых задач. Без такого списка сложно реализовать все цели, а так вы будете четко понимать, что сделано, сколько времени на это потрачено и как скоро вы достигнете желаемого.

2. Начинайте с трудного

Не откладывайте сложные задачи на конец дня. Если будете постоянно тянуть с их выполнением, еще труднее будет приступить к их выполнению. Начинайте с тяжелого, пока у вас много энергии. После того как начнете и справитесь с трудным, вы почувствуете облегчение и будете гордиться, что выполнили такую задачу. Прибавиться мотивации и сил на все остальное. В противном случае, вы проведете день, чувствуя, как над вами висит угрожающая задача.

3. Не откладывайте

Как много раз вы отмечаете одно и то же письмо, чтобы почитать и рассмотреть его позже? Не стоит так делать, это губит продуктивность. Вы получаете e-mail, тратите время на беглый просмотр, но этого не достаточно для ответа, и вы откладываете письмо на «потом».

Возьмите за правило, действовать до конца, как только приступили к чему-то, действуйте быстро и не откладывайте задачи, так и не доделав их.

4. Говорите нет

Если вы что-то не можете сделать, так и говорите. Не беспокойтесь, что, если вы скажете нет, окружающие перестанут вас ценить и станут по-другому к вам относиться.
Быть продуктивным человеком – значит знать, как сказать нет, если у вас и так много дел.

Исследования показывают, что чем дольше вы тянете, чтобы сказать нет, тем более вероятно, что вы испытываете стресс и неудобство. Будьте честными и конкретными, перестаньте использовать «я не уверен», «я думаю, что смогу». Нет – простое слово, и, если вы не хотите повлиять на свою продуктивность, научитесь его говорить сразу.

5. Отменяйте многозадачность

Многозадачность выходит из «моды», сейчас основу составляет качество работы.
Человек перестает быть максимально эффективным, когда фокусируется на нескольких делах.

Концентрируйтесь на чем-то одном, без переключения на параллельные дела. Как только справитесь с одним пунктом в списке деле переходите к другому.

Повышать производительность – это не о том, как научиться умело жонглировать пятью задачами одновременно. Производительность – это в первую очередь планирование, как начинать свой день с «сильных» задач, как уделять внимание важному, как научиться говорить нет и др.

Чем более продуктивным вы становитесь, тем меньше стресса вы будете получать и тем больше времени вам останется на достижение результатов в вашей работе.